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Die Kommunikation mit Kunden und Partnern ist für jedes Unternehmen enorm wichtig. Das Schreiben höflicher, respektvoller und vor allen Dingen sachlicher E-Mails sollte daher aus dem Effeff beherrscht werden. Zudem ist es zwingend erforderlich, über eine entsprechend schnelle und ausfallsichere DSL-Verbindung und der dazugehörigen Flatrate zu verfügen. Indes neigen viele Menschen dazu, die richtige Etikette beim Telefonieren und die Organisation eingehender Anrufe zu unterschätzen.
Die moderne Ausstattung
Schnelles Internet ist in der Geschäftswelt zu einer Selbstverständlichkeit geworden, sind doch viele Unternehmen darauf angewiesen, zeitnah und von jedem Ort auf der Welt Daten senden und empfangen zu können. Highspeed-DSL und entsprechende Flatrates sind heuer Normalität! Doch auch die Telekommunikation ist nicht zu verachten. Vor allem bei den größeren Unternehmen kommt es darauf an, dass die Telefonanlage und die dazugehörigen Geräte den modernen Standards entsprechen und die Verwaltung/Organisation eingehender Anrufe somit erleichtern. Moderne Telefone verfügen über viele Zusatzfunktionen, zeigen die Anrufer auf Touchscreens an und funktionieren rein intuitiv. Über etwaige moderne Geräte kann man sich in den Weiten des World Wide Webs zum Beispiel hier informieren. Moderne Telefonanlagen sind ausfallsicher und bedürfen meist keiner Wartung. Mittlerweile gibt es auch virtuelle Pendants, bei denen die eigentlichen Server ausgelagert sind und alle Geräte über eine Netzwerkverbindung verwaltet werden. Moderne Unternehmen nutzen fernerhin Videotelefonie über das Internet und profitieren von diffizilen Sicherheitspaketen, die beispielsweise Anrufverschlüsslungen und Passwörter nutzen, um vertrauliche Gespräche und Konferenzen zu ermöglichen. Selbst wenn ein Mitarbeiter mal im Urlaub sein sollte, kann er neue und alte Teilnehmer ganz leicht von seinem Smartphone, Tablet oder Laptop verwalten.
Das richtige Benehmen am Telefon
Schon in dem Moment, wenn der zuständige Mitarbeiter den Hörer abnimmt und seinen Gesprächspartner begrüßt, kann das für das Unternehmen signifikante Auswirkungen haben. Der erste Kontakt über das Telefon darf auf keinen Fall unterschätzt werden und das Image eines Unternehmens ist in besonderem Maße abhängig davon. Eine freundliche und höfliche Gesprächsführung im Zusammenspiel mit einer ernsthaften Serviceorientierung machen hier den Unterschied. Der Inhalt eines Telefonats ist natürlich das A und O, doch auch die Art und Weise, wie man etwas formuliert, kann für den jeweiligen Gesprächspartner ausschlaggebend sein. Routiniert und aalglatt die Kunden und Geschäftspartner abzufertigen, ist nicht immer die richtige Strategie. Vielmehr geht es darum, sich klar, verbindlich und stets im Sinne des Kunden auszudrücken. Wer auf diesem Terrain noch keine große Erfahrung hat und sich generell etwas unsicher fühlt, darf sich für seine Telefonate selbstverständlich auch Notizen machen. Nirgendwo steht geschrieben, dass man sich anfangs mit kleinen Hilfsmitteln die Arbeit nicht erleichtern darf. Wichtig sind zum Beispiel die Stammdaten des Gesprächspartners und alle Informationen über den jeweiligen Auftrag oder das Projekt. Zu den Daten, die man stets im Kopf oder eben vor sich liegen haben sollte, gehören auf jeden Fall der Name, die jeweilige Position im Unternehmen und selbstverständlich alle Eckdaten über den besagten Betrieb. So kann eigentlich nichts schief gehen.
